Optimer din virksomhed – Teknologiens lavthængende frugter

Computer

Du har en virksomhed, og du er naturligvis interesseret i at den klarer sig så godt som muligt. Du har selvfølgelig etiske grænser for hvad du vil tillade dig – du kan på ingen måde se dig selv svinge pisken i en kinesisk sweatshop. I den moderne verden, er det heldigvis ikke nødvendigt at være hverken sløv eller slavepisker – der er værktøjer til rådighed der kan effektivisere processerne i din virksomhed, samtidig med at du gør det endnu mere rart at være ansat. Det handler ikke om at skubbe til folk, men om at give dem de nødvendige værktøjer til at gøre deres arbejde med lethed og elegance.

 

Det første dine ansatte gør når de møder på arbejde er at dokumentere de er mødt ind til tiden. I de mindre virksomheder fungerer det ganske simpelt ved, at man lige siger “Hej!” til chefen. Andre steder noterer man sine timer i Excel, eller har sekretæren til at notere hvornår folk kommer og går. Der er mange måder at håndtere tidsregistrering på, men det er altid en fordel at automatisere processen. Det handler ikke om at overvåge de ansatte, eller at man ikke har tillid til dem. Det handler om at gøre registreringen usynlig, så de ikke behøver tænke over den – de kan fokusere fuldt og fast på deres arbejde, og gøre hvad de gør bedst. Du slipper for menneskelige fejl der kan skabe splid, og let fører til et dårligt miljø på arbejdspladsen eller uheldigt timede opsigelser.

 

En anden lavthængende frugt når det kommer til at booste virksomheden med moderne teknologi er i håndtering af kundernes informationer. Lige nu har hver af dine ansatte sikkert deres egen kalender, telfonbog, en notesblok og en god mængde gamle emails frem og tilbage med en kunde liggende på computeren. Intet af det er samlet, og ikke alle ansatte er lige gode til at administrere deres noter og kalendersystemer. Ved at benytte et ERP System får du alting samlet ét sted. Du kan gemmer noter om hver enkelt kunde sammen med deres kontaktinformationer. Du har alle samtaler der har været med kunden samlet ét sted, så alle der arbejder med kunden ved hvad der er sket – også samtaler kunden har haft med andre i virksomheden. Der er en klar procedure for, hvordan informationer relateret til kunder skal behandles og gemmes, og ingen behøver spile deres tid med at opfinde eller tilpasse deres egne systemer. Det er endnu en unødvendig arbejdsbyrde der fjernes fra de ansatte, og de kan nu igen fokusere på det de bedst kan lide. Alle i virksomheden får et mindre stress-niveau i det øjeblik, at der er fuldt ud styr på al informationen. Der er ikke længere frustrerede medarbejdere der ikke kan finde deres notesbog, eller spild-tid med at overføre viden fra én til en anden. Din virksomhed kører bedre, og de ansatte er gladere.